IKAVA har åpnet skannefabrikk

Digitalisering av eiendomsarkiver fra flere kommuner i Vest-Agder er i gang. Dette vil gjøre saksbehandlingen mye mer effektiv.

I kjelleren på Arkivsenter Sør skannes byggesaksarkiv slik at det blir lett tilgjengelig hos kommunene.

IKAVA har inngått avtale med kommunene Farsund, Kvinesdal og Flekkefjord om skanning av til sammen 182 hyllemeter med byggesaksarkiver. Her ligger all dokumentasjon om de ulike eiendommene fra 1900-tallet og fram til ca. 2007 da arkivene ble elektroniske.

Effektivt
Nå vil alle dokumenter, kart og tegninger bli tilgjengelige som digitale bilder hos saksbehandlere i kommunene.  Dermed blir saksbehandlingen mye mer effektivt, til glede for privatpersoner, eiendomsmeklere og andre brukere av byggesaksarkiver.

Utstyret er nytt og vi har blant annet skaffet oss en storformatskanner som kan skanne kart og tegninger opp til A0

I IKAVAs lokaler på Arkivsenter Sør har vi nå avanserte skannere som digitaliserer dokumenter, kart og tegninger i alle formater. I tillegg til vanlige skannere har vi en storformatskanner som kan skanne kart og tegninger opp til A0.

Kvalitet
Programvaren som brukes er Documaster. Det legges inn metadata om alle sakene, som sakstittel og saksnummer. Gårds- og bruksnummerne sjekkes opp mot det nasjonale GAB-registeret, dette kvalitetssikrer metadataene. Saksbehandlerne i kommunen får tilgang til de skannede dokumentene i Documaster.

Det er opp til kommunene om de ønsker å gjøre dokumentene tilgjengelige på internett. Dokumenter som inneholder sensitiv informasjon skjermes i skanneprosessen, slik at de ikke blir offentliggjort ved nettpublisering.

Lene Lindebø er ansatt som fabrikkarbeider hos IKAVA.

Kim Arild Mulder har god erfaring med skanning, og skal jobbe sammen med Lindebø på prosjektet.

To ansatte
Når arkivene er ferdig skannet og digitalt tilgjengelige for kommunen, pakkes papirarkivene ned for trygg oppbevaring i IKAVAs depot.

Hos IKAVA arbeider to personer med digitalisering av disse byggesaksarkivene. Kim Arild Mulder har jobbet i nærmere fem år med skanning i NOV. Lene Lindebø er historie master-studenet ved Universitetet i Agder. Det er beregnet at arkivene skal være ferdig skannet i løpet av to til tre år.