Agder best i landet

Kommunene i Agder er blant landets beste til å ta ta vare på dokumentasjon. Arkivverkets årlige kommuneundersøkelse viser at det står svært godt til med arkivarbeidet her sammenlignet med andre steder i landet.

Arkivloven stiller de samme kravene til alle landets kommuner. Det er et tankekors at undersøkelsen indikerer at det er store forskjeller mellom fylkene, sier Kjetil Reithaug, fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning i Arkivverket.

I undersøkelsen bes kommunene svare på spørsmål vedrørende forskjellige sider ved behandlingen av arkiv. Når det gjelder sikring av digitale arkiver er det bare fire prosent av kommunene i Agder som aldri har tatt uttrekk fra sine arkivsystemer for langtidsbevaring. På den andre siden av skalaen ligger det dårligste fylket på 73 prosent.

Undersøkelsen er en viktig pekepinn mot videre arbeid for Arkivverket, som blant annet jobber med tilsyns- og veiledningsvirksomhet.

Når vi vurderer at det er stor sannsynlighet for hendelser som kan føre til brudd på rettigheter og rettsikkerhet for enkeltmennesker, havner kommunen i vår høyrisikogruppe.  For virksomheten selv kan alvorlige svakheter ved arkivholdet bety effektivitetstap, økonomiske tap og tap av tillit og omdømme, sier Reithaug. 

Et arkivuttrekk vil si at det hentes ut bevaringsverdig informasjon fra et datasystem. Hovedformålet for et uttrekk er å bevare informasjonen og sikre integritet og autentisitet, samt at det må kunne leses og brukes for all fremtid, uansett tekniske endringer.

Det er Interkommunalt arkiv i Vest-Agder som er arkivdepot for elektroniske arkiver, og som kontrollerer og godkjenner kvaliteten på uttrekkene fra kommunene i tidligere Vest-Agder fylke. Resultatene fra undersøkelsen viser at arbeidet opp mot kommunene er svært godt.

Det er flott at kommunene på Agder er blant de beste i landet til å bevare elektroniske arkiver. IKAVA har et godt samarbeid med kommunene og vi erfarer at kommunene er blitt mer bevisste på bevaring av elektroniske arkiver. Bevaring av elektroniske arkiver imidlertid er en stor utfordring for alle virksomheter. Det må fortsatt være et stort fokus på dette i kommunen og hos oss som arkivinstitusjon, slik at arkivene bevares for framtiden, sier Holen.