Eldre arkiver – ordning og mottak

IKAVA er depotordning for kommunene og fylkeskommunen i Vest-Agder. Offentlige arkiver som er eldre enn 25- 30 år skal bevares i godkjent depot, det vil si at alle arkiver som er avsluttet før 1986. Kommunene har fortsatt betydelige mengder arkiver som skal overføres til IKAVAs depot for sikker bevaring.

For at arkivene skal kunne deponeres til depot, må de være ordnet og listeført etter IKAVAs retningslinjer.

Ordningsprosess, historiske arkiv

Ordning av saksarkiver:
Trinn 1 – GROVORDNING
Sortér arkivene inn i kasser, bokser, protokoller, ringpermer. Prøv å identifisere og skille ut evt. arkivskapere. Forsøk å dele inn etter arkivskjemaer.
Trinn 2 – FINORDNING:
  1. Ordne én serie av gangen.
  2. Rens arkivene – dvs. fjern materiale som ikke skal bevares, som binderser, stifter, gule lapper, tape, plastmapper, rundskriv (egenproduserte rundskriv skal bevares), overflødige kopier.
  3. Dokumenter fra ringpermer tas ut av permene og legges i mapper og bokser. Mapper merkes med tidsrom og innhold. Dårlige og ødelagte mapper må erstattes. Bruk godkjente omslag/saksmapper.
  4. Pakk mappene i godkjente arkivbokser.
  5. Registrér innhold i hver boks i arkivliste. Hver mappe må registreres (unntak: Ved ordning av saksarkiver ordnet etter arkivnøkler er det nok å registrere arkivkode fra-til pr. boks).
Ordning av protokoller:
Hver protokoll skal registreres med innhold og tidsrom. Dersom det er mulig legges en eller flere protokoller i godkjent arkivbokser. Dersom protokollene er store skal etikett limes på protokoll. Bruk protokolletikett.
Trenger du mer hjelp?
Ta kontakt med rådgiver Bård Raustøl for spørsmål om avlevering av historiske arkiv. tlf 38145591/92217220 eller e-post: raustol@ikava.va.no
Du kan kjøpe denne tjenesten, se