Elektroniske arkiver

Elektronisk arkiv skal bevares, på lik linje med øvrig arkivmateriale.

Arkivlovens § 6 sier:

«Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Dette gjelder så vel elektronisk arkiv som papirarkiv

Arkivloven § 10 sier:
«Riksarkivaren kan fastsetja at kommunale arkiv skal avleverast til Arkivverket eller annan institusjon, dersom dette er naudsynt for å tryggja arkivet eller når særlege omsyn tilseier dette.»
Elektroniske arkiv er et typisk eksempel på arkiv som krever spesielle hensyn. Bevaring av elektroniske system krever ressurser både i forhold til IT-verktøy og kompetanse, og det vil være kostnadsbesparende og mer effektivt hvis kommunene samarbeider med IKAVA om denne oppgaven.

Utfordringene med elektronisk arkiv er både den raske teknologiske utviklingen med endringer av programvare og format, og usikkerhet om lagringsmedienes holdbarhet. Elektronisk arkiv er derfor langt mer sårbart enn papirarkiv. Hvis det først skjer noe feil, er ofte konsekvensene så store at det ikke er mulig å redde noe data.

Elektronisk arkiv byr ikke bare på utfordringer – det gir oss også mange muligheter:
når offentlige organ investerer store summer i ulike system, er det god ressursutnyttelse å bruke de mulighetene elektronisk arkiv gir. Framfinning er betraktelig lettere i et elektronisk arkiv, der søkemuligehetene er mange. Samtidig er det lettere å distribuere ved forespørsel om gjenbruk. Elektronisk arkiv krever heller ikke mye fysisk plass, slik at man kan også tillate seg å oppbevare doble kopier.