Sensitive personarkiver – ordning og mottak

ORDNING AV SENSITIVE PERSONARKIVER

Kommunene har ulike arkiver med sensitive personopplysninger, for eksempel klientmapper, elevmapper og personalmapper.
Arkivene skal avleveres IKAVA når de er ca. 10 år gamle (dvs. at det har gått 10 år siden siste kontakt).
1 Det skal være en mappe pr. person. Er det store mengder dokumenter kan det brukes flere mapper på én og samme person.
2 Mappene skal ordnes etter opprinnelige ordning, vanligvis alfabetisk eller etter fødselsdato
3 Arkivene kan ordnes i bolker av 5-10 år.( ikke ett og ett år). Dvs. å samle personmapper fra denne perioden og ordne dem alfabetisk eller etter fødselsdato.
4 Mappene skal renses for materiale som ikke skal bevares. Fjern binderser, stifter, gule lapper, plastmapper, rundskriv, ekstra kopier m.m.
5 Legg mappene i riktig rekkefølge i godkjente arkivbokser. Godkjente bokser skal være  9,5 cm brede, syrenøytrale og ha «tunge» istedetfor hull i fronten. NB: Boksene skal være passelig fulle.
6 Registrér i en arkivliste. Arkivlisten skal inneholde navn og fødselsdato på hver personmappe i boksene. Listen skal også inneholde navn på avleverende enhet og kontaktperson. Mal for arkivliste
7 Ved avlevering skal det ligge en liste foran i hver boks. Det skal også leveres en samleliste over hele arkivet. IKAVA skal også ha en liste i dataformat.
8 Boksene skal ha godkjente etiketter. Etikettene skal inneholde navn på kommune, avleverende enhet, type arkiv, tidsperiode og henvisning til personmapper (for eksempel A-H eller født 01.01.-31.03). Mal for etikett
9
Ta kontakt med IKAVA før arkivene avleveres for avtale om tidspunkt for avlevering m.m. Dersom arkivene ikke er ordnet etter våre retningslinjer, må kommunen ta arkivene tilbake og rette opp manglene.
For mer informasjon om ordning av personarkiver, kontakt rådgiver Bård Raustøl. Tlf: 38145590/92217220 eller e-post: raustol@ikava.no