Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS

-Vi har en del av historien din

Deponering av elektronisk arkiv

IKT-systemene kommunen anvender og som skal avleveres til depot, kan grupperes innenfor disse hovedkategoriene:
  • Journalsystemer med eller uten tilknyttede elektroniske dokumenter. I denne gruppen kommer sak-/arkivsystemer som er utarbeidet innenfor Koark- og Noark-standardene.
  • Fagsystemer, dvs. registre og databaser som brukes som grunnlags- eller støttesystemer for saksbehandling. I denne kategorien vil spesielt klient-/pasientrettede IKT-systemer høre til, men også saksbehandlingssystemer med journalfunksjonalitet inngår i denne kategorien (jf. Noark-standarden).
  • Andre registre og databaser som dokumenterer organets saksbehandling
For å sikre data for ettertiden har IKAVA valgt å bruke migreringstrategi ved deponering/avlevering av elektronisk materiale. Det betyr at data flyttes fra systemet de er skapt i til et godkjent digitalt arkivformat. IKT-systemene er derfor ikke gjenstand for bevaring, bare innholdet.


Systemer som følger Noark-standarden

I henhold til arkivforskriften § 3-17 skal arkivuttrekk fra elektroniske journaler, inkludert eventuelle tilknyttede elektroniske dokumenter, deponeres i arkivdepot straks en journal- eller arkivperiode er avsluttet.

Her kan du lese mer om Noark-standarden.


Fagsystemer/systemer som ikke følger Noark-standarden

Fra elektroniske fagsystemer skal arkivuttrekk deponeres når det er fare for at informasjonen går tapt, enten ved overskriving eller konvertering. Deponering bør uansett ikke skje sjeldnere enn hvert 4. år.

For denne typen systemer benytter IKAVA MySQL Migration Toolkit, et kommersielt verktøy for overføring av data fra ulike databaseformat til en MySQL-database. IKAVA har kjøpt inn lisenser som kommunene kan låne ved overlevering av databaser. 


For deg som skal overføre data til IKAVA

Veiledning for overlevering av databaser til IKAVA

Skjema for informasjon om deponeringen (fylles ut ved overleveringen, et skjema for hvert system.)
 
Publiseres med eRedaktør
Logg inn