Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS

-Vi har en del av historien din

IKAVAs tjenester - samlet oversikt

IKAVA utfører en rekke oppgaver for sine eiere. Arbeidet foregår ut fra en årlig vedtatt arbeidsplan for den enkelte eierkommune. Antall arbeidsdager på arbeidsplanen samsvarer med den enkelte kommunes innbetalte tilskudd. I tillegg kan eiere og andre kjøpe de samme tjenestene.

Vårt tjenestetilbud:

Mottak, oppbevaring og formidling av eldre og avsluttede arkiver (inkl elektroniske systemer). IKAVA står for den lovpålagtre oppgaven å oppbevare, sikre, tilgjengeliggjøre og formidle kommunenes arkivmateriale. Dette gjelder papirbaserte såvel som elektroniske arkiver (både sak/arkivsystemer og fagsystemer).

Ordning av eldre arkiver. Arbeidet består av rensing, rydding, arkivbegrensning, ordning, listeføring, pakking og merking av eldre og avsluttet materiale.

Anskaffelse, konfigurering og langtidsbevaring av elektroniske fagsystemer, databaser og arkivsystemer.
-         Vi tilbyr arkivfaglig bistand ved anskaffelse, utskifting eller oppgradering av fagsystemer og sak/arkivsystemer innen alle fagområder
-         Vi tilbyr bistand ved overgang til elektronisk arkiv, både for sak/arkivsystemer og fagsystemer og bidrar til å sikre at overgangen skjer i tråd med lover og bestemmelser.
-         Vi tilbyr bistand ved produksjon av uttrekk og deretter bevaring av avsluttede elektroniske systemer, fagsystemer og sak/arkiv-systemer

Utarbeidelse og vedlikehold av arkivplaner. En oppdatert arkivplan er ikke bare lovpålagt, men er også nyttig for kommunen og arkivlederen for å holde oversikt over arkivdanningen med tilhørende regler og rutiner. IKAVA bistår ved utvikling og vedlikehold av arkivplan.

Arkivfaglig bistand i forbindelse med opprettelse av interkommunale samarbeid. Arkivene ulike interkommunale samarbeidsordninger skaper innenfor for fagområder som for eksempel barnevern, PPT og brann, er i utgangspunktet kommunenes ansvar og skal bevares for ettertiden. IKAVA tilbyr bistand før etablering av ulike former for samarbeid slik at viktig dokumentasjon blir riktig produsert, bevart og avlevert i tråd med lover og regler.

Tilsyn og rådgivning - arkivlokaler. Arkivloven med forskrifter pålegger alle kommuner å kartlegge arkivlokaler og å utarbeide en plan for forbedring av mangler ved lokalene. Alle kommuner skal ha levert rapport om arkivlokaler til arkivverket. Fristen for forbedring av lokalene gitt i forskriften går ut i 2012. IKAVA tilbyr bistand ved kontroll eller utarbeidelse av oversikt med sikte på å holde fristen i lovverket.

Sensitive personopplysninger/arkiv. IKAVA kan bidra ved avlevering av materiale,  herunder rensing, rydding, arkivbegrensning, ordning, listeføring, pakking og merking av eldre og avsluttet materiale. IKAVA står også for betjening av dette materialet.
 
Utvikling og avholdelse av kurs/prosjekter. Vi utvikler kurs/seminarer etter kommunens spesielle behov. Eksempelvis kurs om Offentlighetsloven, seminar om arkivplan.no, rådgivning ved for eksempel omorganisering. Vi tilbyr også bistand ved dokumentasjonsprosjekter i enkeltsektorer (for eksempel barnehage, skole og H/S) eller sektorovergripende som for eksempel individuell plan.
 
Innbinding av møtebøker, registre m.m. Papirbaserte møtebøker/protokoller, postjournaler, kopibøker etc. skal bindes inn etter bestemte krav. IKAVA gjennomfører dette både for eldre og nyere protokoller/bøker.

 
Publiseres med eRedaktør
Logg inn