Digitalt depot

IKAVA har rollen som digitalt depot for sine eierkommuner. Denne rollen innebærer vi har ansvar for å ta i mot og forvalte alle fagsystemer og sak/arkiv-systemer som avsluttes eller periodiseres og dermed deponeres elektronisk til vårt digitale depot.

I dagens kommuner blir saksbehandling og informasjonsflyt mer og mer digital, og i den sammenheng blir det viktigere og viktigere å ta vare på de elektronisk skapte dokumentene og sporene man setter i sine daglige gjøremål som kommunalt/fylkeskommunalt ansatt.

Sak/arkiv-systemene som benyttes i dag, er basert på Noark-standarden, og fra disse systemene skal det periodevis tas uttrekk for deponering til depot.

For eldre fagsystemer med proprietære databasestrukturer må det foretas tabelluttrekk, det vil si uttrekk av alle tabeller i systemets database til XML eller tekstformat for deponering. Nyere fagsystemer som er basert på Noark-kjerne følger vanliger rutiner for Noark-uttrekk ved periodisering eller avslutning av systemet.